Karina Maxwell, responsable des approvisionnements, et Louise Allen, assistante aux approvisionnements, sont responsables de la logistique, de l'approvisionnement et du contrôle des consommables de la salle des patients utilisés au North Tees and Hartlepool NHS Foundation Trust.
Ces articles vont des brosses à dents et des peignes aux aiguilles et aux cathéters. Tous les articles nécessaires au quotidien à tous les membres du personnel, des infirmières aux médecins, pour traiter et aider les patients.
Essayer de garder le moindre contrôle devenait un supplice quotidien pour Louise et Karina. En utilisant des boîtes ouvertes pour chaque produit, ils ont constaté que les produits étaient souvent égarés par les membres du personnel, que les magasins étaient encombrés et désordonnés, que les gens prenaient les articles dans les mauvaises boîtes, que le gaspillage et les ruptures de stock étaient monnaie courante.
Cela a également obligé les infirmières à passer plus de temps à chercher et à appeler des articles que nécessaire.
Pour pallier les ruptures de stock, il était courant de surcharger les bacs avec plus de produits que nécessaire. En conséquence, cela augmentait la valeur des stocks dans le service et le NHS perdait de l'argent. Grâce à une recherche sur Internet, Karina et Louise ont découvert un système de contrôle des stocks unique et innovant appelé le TwinBin.
Le TwinBin, système Kanban à deux bacs unique et breveté de Hurst Green Plastics Ltd, éradique tous les problèmes liés à la gestion des stocks. En incorporant une chambre de réserve pour le stock, il y a moins de ruptures de stock car le drapeau automatique "surgit" pour indiquer quand vous devez passer une nouvelle commande.
Tous les bacs se referment, éliminant la contamination croisée des produits et empêchant également toute contamination environnementale pouvant survenir dans une salle d'hôpital, comme une épidémie de SARM par exemple. Les bacs peuvent même être moulés dans un agent antimicrobien dans le plastique, tuant toutes les bactéries pendant toute la durée de vie du produit.
Après une visite de l'usine moderne de British Aerospace (BAE) à Samlesbury où Hurst Green Plastics a entièrement équipé ses distributeurs révolutionnaires TwinBin, Karina et Louise ont voulu tester le système dans le service d'urologie de North Tees.
Près de 500 produits ont été retirés des anciens bacs ouverts et placés dans le nouveau système TwinBin pendant une période de 2 mois, et les avantages ont été enregistrés.
Des conceptions spéciales sur mesure ont été conçues pour distribuer des articles inhabituels tels que les nombreuses formes différentes de cathéters, de gants et d'articles en pulpe.
Les niveaux de stock, les ruptures de stock, le temps nécessaire pour maintenir le stock, le temps perdu par les infirmières et les médecins ont tous été considérablement réduits. La zone des magasins était beaucoup plus propre, plus rangée et il était facile de voir le niveau de stock de toutes les pièces.
Karina Maxwell a déclaré: «Je suis très impressionnée par les TwinBins à des fins de remplissage. Nous avons constaté que nous gagnions du temps pour faire le plein car nous n'avons qu'à rechercher le drapeau et non à vérifier chaque bac. Les salles sont toujours bien rangées car nous ne mettons pas de boîtes pleines dans les salles si elles ne sont pas nécessaires. Nous avons réalisé une économie de 13,667 XNUMX £ pour l'année pour le service que nous avons testé. Nous espérons le déployer dans un avenir proche ! »
Après le succès de l'essai, Karina Maxwell a présenté une étude de rentabilité pour l'achat des produits TwinBin. Après une dépense initiale de 7,900 13,667 £, Karina a calculé que le NHS économiserait au moins 30 XNUMX £ après seulement douze mois, soit un délai de récupération de seulement XNUMX semaines !
2021 apporte de nouvelles opportunités pour obtenir des avantages encore plus importants. L'introduction de TwinBin Live! qui utilise la technologie Bluetooth permet aux hôpitaux de surveiller à distance tout l'inventaire au sein de l'hôpital sans avoir à vérifier manuellement.