Opieka zdrowotna Martin’s Point, USA

Poprzedni stan i problemy – dlaczego zwróciliśmy się do TwinBin

„Jako kierownik łańcucha dostaw średniej wielkości przychodni podstawowej opieki zdrowotnej byłem odpowiedzialny za uzupełnianie zapasów środków medycznych i leków w wielu klinikach. Nasze pomieszczenia zaopatrzeniowe początkowo mieściły od 200 do 300 jednostek SKU. Mieliśmy dwa główne rodzaje problemów: nieefektywność siły roboczej i układ pomieszczeń zaopatrzeniowych. Nasze różne lokalizacje klinik i ręczny proces ponownego zamawiania spowodowały znaczną stratę czasu na przeprowadzanie inwentaryzacji, ponowne zamawianie i uzupełnianie produktów. Ograniczona wielkość magazynu, duża liczba SKU i niestandardowe lokalizacje produktów skutkowały nadmiernym lub niedoborem zapasów i częstym przenoszeniem produktów”.

Nasz dotychczasowy proces wymagał od pracownika łańcucha dostaw dwa razy w tygodniu dojeżdżaj do każdej z naszych 7 klinik, raz do inwentaryzacji i złożenia zamówienia, a raz do odłożenia. Ponieważ nasze lokalizacje były oddalone od siebie o dwadzieścia minut do godziny, ponad 20% czasu spędzali w drodze.

Ograniczona przestrzeń w każdym pokoju oznaczała, że ​​w przypadku niedostarczenia dostawy dany SKU mógł się wyczerpać. Po uzupełnieniu zapasów personel pielęgniarski zaczął gromadzić krytyczne przedmioty. W odpowiedzi na gromadzenie zapasów pracownicy łańcucha dostaw reagowali na zwiększony popyt i nadmierne zakupy, co skutkowało tym, że niezużyty produkt wygasał w szufladach biurka lub stał bezczynnie na półce.

Za każdym razem, gdy kończył się produkt, personel kliniczny powiadamiał swojego przełożonego. Nasze dochodzenia wykazały, że zdarzało się to kilka razy dziennie. Niestety każdy pracownik musiał powiadomić nadzór, ponieważ nie istniał mechanizm umożliwiający identyfikację zgłoszonej awarii. Po powiadomieniu nadzór kliniczny wykorzystałby cenny czas kliniki na ręczne wprowadzenie zmiany kolejności za pośrednictwem systemu wewnętrznego.

Aby jeszcze bardziej skomplikować sprawę, zarówno personel kliniczny, jak i łańcuch dostaw „zreorganizowałyby” magazyny, co spowodowałoby, że cały personel spędzałby więcej czasu na szukaniu produktu, a potem jeszcze więcej czasu na umieszczaniu go z powrotem na swoim „należącym miejscu”.

Pacjenci byli niezadowoleni, gdy zabieg wymagał przełożenia ze względu na brak zapasów, personel był sfrustrowany przepełnionymi i zdezorganizowanymi magazynami, a pracownicy łańcucha dostaw z trudem nadążali za chaosem. Potrzebowaliśmy lepszego sposobu.

Jak cię znaleźliśmy

Naszą początkową burzą mózgów było umieszczenie znaczników RFID Kanban w każdym pokoju. Zaczęliśmy szukać w sieci dostępnych produktów i skontaktować się z kilkoma dostawcami. TwinBin pojawił się jako potencjalne rozwiązanie.

Dlaczego nas to zaintrygowało

TwinBins rozwiązał wszystkie wyzwania nieodłącznie związane z konkurencyjnymi produktami. Systemy oparte na kartach lub tradycyjnych pojemnikach wymagają od personelu pamiętania o włożeniu karty do czytnika lub zeskanowaniu/przeniesieniu pojemnika. Personel kliniczny często się spieszy i może zapomnieć. Pojemniki lub karty mogą zostać źle umieszczone lub przeorganizowane. TwinBins automatycznie odwracają flagi w celu ponownego zamówienia i nie mogą być przesuwane przez personel.

Systemy chipów RFID były bardzo drogie jak na naszą stosunkowo małą skalę TwinBin, nie mogliśmy znaleźć opłacalnego produktu, który miałby zintegrowane oprogramowanie. Rozwiązania RFID do integracji systemów i konfiguracji sprzętu zaproponowały dziesiątki tysięcy. Roczne opłaty za oprogramowanie były wyższe niż koszt samego oprogramowania TwinBin Sprzęt komputerowy. Ponieważ nie mieszkaliśmy w jednym budynku, potrzebowaliśmy rozwiązania, które można powielić w wielu lokalizacjach. TwinBin’s System jest niedrogi, zintegrowany i można go w unikalny sposób dostosować do danej przestrzeni. Nasze magazyny o nieco innej wielkości mogą mieć tę samą podstawową strukturę, ale z projektem dopasowanym dokładnie do każdego z nich.

W jaki sposób TwinBin wspierał nas i związane z tym kroki

Chociaż TwinBin oferuje projektowanie, byłem bardzo podekscytowany i początkowo zaplanowałem nasze pokoje, generując reprezentacje wizualne w programie Excel. Gdy podałem ten układ i wymiary pomieszczenia, w ciągu kilku dni TwinBin zespół wykonał wizualizację 3D układu pomieszczenia i śmietnika. Złożenie zamówienia i dostawa przebiegły bezproblemowo, pojemniki dotarły na czas i były odpowiednio zapakowane, aby przetrwać transport morski. Zdecydowaliśmy się na samodzielny montaż, a nasz zespół był w stanie postawić regały w ciągu kilku dni przy pomocy zaledwie kilku osób. Po zawieszeniu pojemników synchronizacja z aplikacją była prosta, gdy już opanujesz tę czynność. Wreszcie logowanie do systemu monitorowania było proste i mogliśmy zapewnić pełny dostęp naszemu zespołowi ds. łańcucha dostaw, ograniczając jednocześnie dostęp tylko do odczytu dla naszych ośrodków klinicznych w celu przeglądu.

TwinBins umożliwiło nam zdalne monitorowanie zapasów, standaryzację lokalizacji produktów, wyeliminowanie ręcznych zapotrzebowań, redukcję zapasów i produktów przeterminowanych oraz oszczędność powierzchni.

Klinika Szpitalna Kanban

Natychmiastowe korzyści i sukces

Przeprowadziliśmy wstępny system pilotażowy z planem zwrotu kosztów w ciągu 2 lat, wynikającym z redukcji zatrudnienia personelu i przeterminowanych produktów. Jak się okazało, system zwrócił się w ciągu pierwszych 6 miesięcy, głównie poprzez zmniejszenie wydatków na produkty. Nasza duża redukcja SKU miała natychmiastowy wpływ na konsumpcję. Pracownicy nie musieli powiadamiać nadzoru o niskim stanie zapasów, a gdy poznali lokalizację składowania, produkty znajdowali znacznie szybciej. Kiedy przeprowadziliśmy ankietę wśród personelu, wszyscy to odczuli nowy system był znacznie lepszyi żadna z nich nie przełożyła zabiegu z powodu braku towaru. Wydajność pracy, którą zaplanowaliśmy, była tam, ale została przewyższona oszczędnościami w zużyciu!

Bieżące oszczędności kosztów

Zestawiając nasz budżet z rzeczywistością, mogliśmy wizualnie zobaczyć miesiąc po zainstalowaniu systemu Kanban. Początkowo nastąpił gwałtowny wzrost w miarę zapełniania pojemników, a następnie co miesiąc utrzymywał się spadek wydatków w porównaniu z rokiem poprzednim. Dobrze się bawiłem, dzieląc się z kierownictwem kliniki „klifem” oszczędności, których doświadczyli. W miarę rozszerzania się działalności na kolejne lokalizacje za każdym razem obserwowaliśmy ten sam schemat redukcji. Po zakończeniu instalacji nasze miesięczne wydatki spadły o 25–60%. W ciągu pierwszych dwóch lat naszej działalności odnotowaliśmy sześciocyfrowe oszczędności dzięki tanim materiałom medycznym! To było ogromne zwycięstwo.

Dodatkowe korzyści i wpływ na efektywność biznesową

Tworząc układy pomieszczeń, dokładnie sprawdziliśmy, jakie produkty mamy w magazynie i czy są one potrzebne. Personel szukał duplikatów artykułów lub takich, które można było zamówić na specjalne zamówienie, a nie mieć w magazynie. W większości naszych lokalizacji liczba magazynowanych jednostek SKU spadła o ponad 40%. Przykładowo, we współpracy z naszym zespołem ds. operacji klinicznych, liczba SKU igieł została zmniejszona z 48 do 12. Oznaczało to więcej miejsca i większą siłę nabywczą w przypadku pozostałych jednostek SKU. Co najważniejsze, nowi pracownicy mieli mniej możliwości do rozważenia przy wyborze właściwej igły.

W trakcie realizacji rozpoczęliśmy budowę nowego obiektu. Był to nasz największy jak dotąd obiekt, ale przestrzeń była na wagę złota. Ponieważ mieliśmy ustalony projekt naszego pomieszczenia TwinBin, mogliśmy wygodnie zmniejszyć rozmiar naszych nowych magazynów, uwalniając powierzchnię na przestrzeń kliniczną.

Pierwotnie używaliśmy TwinBins, TripFlags. TwinBin następnie uruchomiono Bluetooth BinFlags, które przymocowaliśmy do półek, aby monitorować przedmioty zbyt duże lub o dziwnym kształcie, aby zmieściły się w pojemnikach. Udało nam się umieścić je z przodu naszych lodówek, aby monitorować ponowne zamówienia szczepionek. Nasz personel kliniczny nie musiał już ręcznie wprowadzać zamówień – wystarczyło odwrócić flagę i wiedzieć, że produkty są w drodze.

Po zakończeniu projektu pilotażowego przeorganizowaliśmy pomieszczenie, aby połączyć podobne produkty w sposób zrozumiały dla personelu klinicznego. Oznaczyliśmy kolorami igły na czerwono, bandaże na niebiesko itp. Następnie skopiowaliśmy te kolory i układ we wszystkich lokalizacjach kliniki, tak aby w przypadku personelu pracującego w innym miejscu wygląd i działanie były takie same.

szpitalne sklepy kanban

Wpływ na środowisko

Redukcja ponad 10 godzin jazdy tygodniowo. Przeterminowane produkty w większości zostały wyeliminowane i nie trzeba ich było wyrzucać.

Wykorzystane ponownie za zgodą kierownika łańcucha dostaw wielu amerykańskich klinik medycznych