Martin's Point Health Care, USA

„Vorheriger Stand und Probleme – warum wir Kontakt aufgenommen haben“

„Als Manager der Lieferkette einer mittelgroßen Hausarztpraxis war ich für die Wiederauffüllung der medizinischen Versorgung und Medikamente in mehreren Kliniken verantwortlich. In unseren Lagerräumen befanden sich zunächst zwischen 200 und 300 Artikel. Wir hatten zwei Hauptprobleme: Arbeitsineffizienz und Lagerraumaufteilung. Unsere unterschiedlichen Standorte der Kliniken und ein manueller Nachbestellungsprozess führten zu erheblicher Zeitverschwendung bei der Durchführung von Inventuren, Nachbestellungen und Wiederauffüllung von Produkten. Begrenzte Lagerraumgrößen, hohe SKU-Zahlen und nicht standardmäßige Produktstandorte führten zu Über-/Unterbeständen und häufigen Produktverlagerungen.“

Für unseren alten Prozess war ein Mitarbeiter der Lieferkette erforderlich fahren Sie zweimal pro Woche zu jeder unserer 7 Kliniken, einmal für die Inventur und Auftragserteilung und einmal für die Einlagerung. Da unsere Standorte zwanzig Minuten bis eine Stunde voneinander entfernt waren, verbrachten sie mehr als 20 % ihrer Zeit mit dem Fahren.

Der begrenzte Platz in jedem Raum führte dazu, dass bei einer versäumten Lieferung eine Artikelposition ausverkauft sein konnte. Das Pflegepersonal würde nach der Wiederauffüllung beginnen, kritische Artikel zu horten. Als Reaktion auf die Hortung reagierten die Mitarbeiter der Lieferkette auf eine erhöhte Nachfrage und einen Überkauf, was dazu führte, dass nicht verbrauchte Produkte in Schreibtischschubladen verfielen oder im Regal standen.

Jedes Mal, wenn ein Produkt ausging, benachrichtigte das Klinikpersonal seinen Vorgesetzten. Unsere Untersuchungen ergaben, dass dies mehrmals am Tag vorkam. Leider musste jeder Mitarbeiter die Aufsicht darüber informieren, da es keinen Mechanismus gab, um festzustellen, ob ein Ausfall gemeldet worden war. Nach der Benachrichtigung würde die klinische Aufsicht wertvolle Klinikzeit in Anspruch nehmen, um eine manuelle Nachbestellung über ein internes System einzugeben.

Um die Sache noch komplizierter zu machen, würden sowohl das klinische Personal als auch die Lieferkette die Lagerräume „neu organisieren“, was dazu führen würde, dass alle Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen würden, Produkte zu finden – und dann noch mehr Zeit, sie wieder dort abzulegen, wo sie „gehören“.

Die Patienten waren unzufrieden, wenn ein Eingriff aufgrund von Lagerbeständen verschoben werden musste, das Personal war frustriert über überfüllte und unorganisierte Lagerräume und die Mitarbeiter in der Lieferkette hatten Mühe, mit dem Chaos Schritt zu halten. Wir brauchten einen besseren Weg.

Wie wir Sie gefunden haben

Unser erster Brainstorming bestand darin, in jedem Raum RFID-Kanban-Tags anzubringen. Wir begannen, im Internet nach verfügbaren Produkten zu suchen und Kontakt zu einigen Lieferanten aufzunehmen. TwinBin kam als mögliche Lösung in Frage.

Warum wir fasziniert waren

TwinBins hat alle mit Wettbewerbsprodukten verbundenen Herausforderungen gelöst. Karten- oder herkömmliche behälterbasierte Systeme erfordern, dass das Personal daran denkt, die Karte in das Lesegerät einzuführen oder den Behälter zu scannen/zu bewegen. Klinikpersonal ist oft in Eile und vergisst es möglicherweise. Behälter oder Karten können falsch platziert oder neu organisiert werden. TwinBins Die Flaggen werden zur Neubestellung automatisch umgedreht und können vom Personal nicht verschoben werden.

RFID-Chipsysteme waren für unseren relativ kleinen Maßstab und bis dahin sehr teuer TwinBinWir konnten kein kostengünstiges Produkt finden, das über eine integrierte Softwarelösung verfügt. Zehntausende wurden von RFID-Lösungen für Systemintegrationen und Hardware-Setup vorgeschlagen. Die jährlichen Softwaregebühren waren höher als die Kosten dafür TwinBin Hardware. Da wir uns nicht in einem einzigen Gebäude befanden, brauchten wir eine Lösung, die an mehreren Standorten reproduziert werden konnte. TwinBin’s Das System ist erschwinglich, integriert und kann individuell an den Raum angepasst werden. Unsere leicht unterschiedlich großen Lagerräume könnten die gleiche Grundstruktur haben, aber mit einem Design, das genau zu jedem einzelnen passt.

Ultraschall TwinBin hat uns und die damit verbundenen Schritte unterstützt

Obwohl TwinBin Design bietet, war ich ziemlich begeistert und habe unsere Räume zunächst durch die Erstellung visueller Darstellungen in Excel geplant. Nachdem ich diesen Grundriss und die Raumabmessungen bereitgestellt hatte, erfolgte dies innerhalb weniger Tage TwinBin Das Team erstellte eine 3D-Darstellung der Raum- und Behälteraufteilung. Auftragserteilung und Lieferung waren ein Kinderspiel, die Behälter kamen pünktlich an und waren gut verpackt, um den Seetransport zu überstehen. Wir entschieden uns dafür, die Installation selbst durchzuführen, und unser Team konnte die Montage innerhalb weniger Tage mit nur wenigen Leuten durchführen. Sobald die Behälter aufgehängt waren, war die Synchronisierung mit der App unkompliziert, sobald man den Dreh raus hatte. Schließlich war die Anmeldung beim Überwachungssystem einfach und wir konnten unserem Supply-Chain-Team vollen Zugriff gewähren und gleichzeitig den Lesezugriff für die Überprüfung durch unsere klinischen Standorte beschränken.

TwinBins ermöglichte es uns, den Lagerbestand aus der Ferne zu überwachen, den Standort von Produkten zu standardisieren, manuelle Anforderungen zu eliminieren, Lagerbestände und abgelaufene Produkte zu reduzieren und Platz zu sparen.

Sofortiger Nutzen und Erfolg

Wir führten ein erstes Pilotsystem mit einem Plan zur „Amortisierung“ innerhalb von zwei Jahren durch, der durch Personalabbau und abgelaufene Produkte bedingt war. Wie sich herausstellte, Das System hat sich in den ersten 6 Monaten amortisiert, hauptsächlich durch Reduzierung der Produktausgaben. Unsere starke Reduzierung der Artikelnummern hatte unmittelbare Auswirkungen auf den Verbrauch. Die Mitarbeiter mussten die Überwachung nicht über niedrige Lagerbestände informieren, und sobald sie die Lagerorte kennengelernt hatten, konnten sie die Produkte viel schneller finden. Als wir die Mitarbeiter befragten, spürten sie alle das Das neue System war weit überlegen, und alle hatten wegen fehlender Bestände keinen Termin für einen neuen Termin festgelegt. Die von uns geplanten Arbeitseffizienzen waren vorhanden, wurden aber durch Verbrauchseinsparungen übertroffen!

Laufende Kosteneinsparungen

Durch die Darstellung unseres Budgets im Vergleich zu den Ist-Werten konnten wir den Monat nach der Installation des Kanban-Systems visuell sehen. Es gab einen anfänglichen Anstieg, als wir die Behälter füllten, und dann jeden Monat einen anhaltenden Rückgang im Vergleich zu den Ausgaben des Vorjahres. Es hat mir Spaß gemacht, mit der klinischen Leitung über die „Klippe“ der Einsparungen zu sprechen, die sie erlebt haben. Als wir auf weitere Standorte expandierten, sahen wir jedes Mal dasselbe Reduzierungsmuster. Nach Abschluss der Installation verzeichneten unsere Standorte eine Reduzierung der monatlichen Ausgaben um 25–60 %. In den ersten beiden Jahren konnten wir sechsstellige Einsparungen durch kostengünstige medizinische Verbrauchsmaterialien erzielen! Es war ein gewaltiger Sieg.

Zusätzliche Vorteile und Auswirkungen auf die Geschäftseffizienz

Beim Entwerfen der Raumaufteilung haben wir genau geprüft, welche Produkte wir auf Lager haben und ob sie notwendig sind. Das Personal suchte nach doppelten Artikeln oder solchen, die speziell bestellt statt auf Lager gehalten werden konnten. An den meisten unserer Standorte war die Anzahl der vorrätigen Artikel um mehr als 40 % zurückgegangen. Beispielsweise wurden in Zusammenarbeit mit unserem klinischen Betriebsteam die Nadel-SKUs von 48 auf 12 reduziert. Dies bedeutete mehr Platz und eine bessere Kaufkraft für die verbleibenden SKUs. Entscheidend ist, dass neue Mitarbeiter bei der Auswahl der richtigen Nadel weniger Optionen berücksichtigen mussten.

Während unserer Umsetzung begannen wir mit dem Bau einer neuen Anlage. Es war unser bisher größtes, aber der Platz war knapp. Da wir über ein etabliertes Design unseres TwinBin-Raums verfügten, konnten wir die Größe unserer neuen Lagerräume bequem reduzieren und so Platz für klinische Räume schaffen.

Ursprünglich haben wir verwendet TwinBins und TripFlags. TwinBin Dann startete Bluetooth BinFlags, die wir an Regalen befestigt haben, um Gegenstände zu überwachen, die zu groß oder ungewöhnlich geformt sind, um in Behälter zu passen. Wir hatten Erfolg damit, diese an der Vorderseite unserer Kühlschränke anzubringen, um die Nachbestellungen von Impfstoffen zu überwachen. Unser klinisches Personal musste keine manuellen Anforderungen mehr eingeben – es reichte einfach, die Flagge umzudrehen, und schon wussten sie, dass Produkte unterwegs waren.

Nach unserem Pilotprojekt haben wir den Raum neu organisiert, um ähnliche Produkte so zusammenzustellen, dass sie für das Klinikpersonal sinnvoll waren. Wir haben Nadeln in Rot, Bandagen in Blau usw. farblich gekennzeichnet. Anschließend haben wir diese Farben und das Layout an allen Klinikstandorten kopiert, sodass das Erscheinungsbild und die Atmosphäre gleich waren, wenn das Personal an einem anderen Standort arbeitete.

Umwelteinflüsse

Reduzierung von mehr als 10 Fahrstunden pro Woche. Abgelaufene Produkte wurden größtenteils ausgesondert und mussten nicht weggeworfen werden.

Wiederverwendung mit Genehmigung des Supply Chain Managers mehrerer medizinischer Kliniken in den USA