Martin's Point Health Care, EE. UU.

“Estado anterior y problemas: por qué nos acercamos”

“Como Gerente de Cadena de Suministro de un consultorio de atención primaria de tamaño mediano, era responsable de la reposición de suministros médicos y medicamentos en múltiples clínicas. Nuestras salas de suministros inicialmente tenían entre 200 y 300 SKU. Tuvimos dos grandes problemas: ineficiencias laborales y distribución de la sala de suministros. Nuestras ubicaciones dispares de clínicas y un proceso de reordenamiento manual causaron una pérdida significativa de tiempo realizando inventarios, reordenando y reabasteciendo productos. El tamaño limitado de la sala de suministros, el alto número de SKU y las ubicaciones de productos no estándar dieron como resultado un exceso o falta de existencias y una reubicación frecuente de productos”.

Nuestro proceso heredado requería que un empleado de la cadena de suministro conduzca a cada una de nuestras 7 clínicas dos veces por semana, una vez para inventario y colocación de pedidos, y otra para almacenamiento. Debido a que nuestras ubicaciones estaban separadas por veinte minutos a una hora, más del 20% del tiempo lo dedicaban a conducir.

El espacio limitado en cada habitación significaba que si se perdía una entrega, un SKU podía agotarse. El personal de enfermería comenzaría a acumular artículos críticos después del reabastecimiento. En respuesta al acaparamiento, el personal de la cadena de suministro respondería al aumento de la demanda y a la sobrecompra, lo que daría como resultado que los productos no consumidos caduquen en los cajones del escritorio o inactivos en los estantes.

Cada vez que se agotaba un producto, el personal clínico notificaba a su supervisor. Nuestras investigaciones encontraron que esto ocurría varias veces al día. Desafortunadamente, cada miembro del personal necesitaba informar a la supervisión, ya que no había ningún mecanismo para identificar que se había informado de una interrupción. Después de la notificación, la supervisión clínica utilizaría un valioso tiempo clínico para ingresar un nuevo pedido manual a través de un sistema interno.

Para complicar aún más las cosas, tanto el personal clínico como la cadena de suministro "reorganizarían" los almacenes, lo que provocaría que todo el personal dedicara más tiempo a buscar el producto y luego incluso más tiempo a colocarlo nuevamente en su "pertenece".

Los pacientes estaban insatisfechos cuando era necesario reprogramar un procedimiento debido a un desabastecimiento, el personal se sentía frustrado por los almacenes desbordados y desorganizados, y el personal de la cadena de suministro luchaba por mantenerse al día con el caos. Necesitábamos una mejor manera.

como te encontramos

Nuestra idea inicial fue colocar etiquetas RFID Kanban en cada habitación. Comenzamos a buscar en la web productos disponibles y a contactar con algunos proveedores. TwinBin surgió como una posible solución.

Por qué estábamos intrigados

TwinBins resolvió todos los desafíos inherentes a los productos competitivos. Los sistemas basados ​​en tarjetas o contenedores tradicionales requieren que el personal recuerde insertar la tarjeta en el lector o escanear/mover el contenedor. El personal clínico suele tener prisa y puede olvidarse. Los contenedores o las tarjetas pueden perderse o reorganizarse. TwinBins Las banderas se voltean automáticamente para volver a ordenarlas y el personal no puede moverlas.

Los sistemas de chips RFID eran muy caros para nuestra escala relativamente pequeña y hasta TwinBin, no pudimos encontrar un producto rentable que tuviera una solución de software integrada. Decenas de miles fueron propuestas por soluciones RFID para integraciones de sistemas y configuración de hardware. Las tarifas anuales del software eran más que el costo del TwinBin Hardware. Como no estábamos en un solo edificio, necesitábamos una solución que pudiera replicarse en múltiples ubicaciones. TwinBin’s El sistema es asequible, está integrado y se puede personalizar de forma única para el espacio. Nuestros almacenes de tamaños ligeramente diferentes podrían tener la misma estructura básica, pero con un diseño dimensionado para adaptarse exactamente a cada uno.

Cómo TwinBin nos apoyó y los pasos a seguir

Aunque TwinBin ofrece diseño, estaba bastante entusiasmado e inicialmente planifiqué nuestras habitaciones generando representaciones visuales en Excel. Una vez que proporcioné este diseño y las dimensiones de la habitación, a los pocos días el TwinBin El equipo hizo una representación 3D de la distribución de la habitación y el contenedor. La realización del pedido y la entrega fueron muy sencillas, los contenedores llegaron a tiempo y embalados de forma eficaz para sobrevivir al transporte marítimo. Optamos por instalarnos nosotros mismos y nuestro equipo pudo montar el trasiego en unos pocos días con solo unas pocas personas. Una vez que se colgaron los contenedores, la sincronización con la aplicación fue sencilla una vez que la dominaste. Por último, iniciar sesión en el sistema de monitoreo fue simple y pudimos brindar acceso completo a nuestro equipo de cadena de suministro, al tiempo que limitamos el acceso de solo lectura para que nuestros sitios clínicos lo revisaran.

TwinBins nos permitió monitorear el stock de forma remota, estandarizar la ubicación de los productos, eliminar solicitudes manuales, reducir el inventario y los productos vencidos y ahorrar metros cuadrados.

Beneficios inmediatos y éxito

Ejecutamos un sistema piloto inicial con un plan de "recompensa" en 2 años impulsado por reducciones en la mano de obra y productos caducados. Como se vio despues, el sistema se amortizó solo en los primeros 6 meses, en gran medida reduciendo el gasto en productos. Nuestra gran reducción en SKU tuvo un impacto inmediato en el consumo. El personal no necesitaba notificar a la supervisión sobre existencias bajas y, una vez que conocían la ubicación de los contenedores, encontraban los productos mucho más rápido. Cuando encuestamos al personal, todos sintieron que el nuevo sistema era muy superior, y todos ellos no habían reprogramado algún trámite por falta de stock. Las eficiencias laborales que planificamos estaban ahí, ¡pero fueron superadas por los ahorros en el consumo!

Ahorro continuo de costos

Al trazar nuestro presupuesto frente a los datos reales, pudimos ver visualmente el mes posterior a la instalación del sistema Kanban. Hubo un pico inicial a medida que llenábamos los contenedores y luego una caída sostenida cada mes con respecto al gasto del año anterior. Me divertí compartiendo con los líderes clínicos el "precipicio" de ahorros que experimentaron. A medida que nos expandimos a más ubicaciones, vimos el mismo patrón de reducción cada vez. Nuestros sitios experimentaron reducciones del 25 al 60 % en el gasto mensual una vez que se completó la instalación. ¡En nuestros primeros dos años, experimentamos ahorros de seis cifras gracias a consumibles médicos de bajo costo! Fue una gran victoria.

Beneficios y efectos adicionales sobre la eficiencia empresarial

Mientras diseñábamos la distribución de las habitaciones, analizamos detenidamente qué productos teníamos en stock y si eran necesarios. El personal buscaba artículos duplicados o aquellos que pudieran pedirse de forma especial en lugar de almacenarse. La mayoría de nuestras ubicaciones tuvieron una reducción superior al 40 % en la cantidad de SKU almacenados. Por ejemplo, al asociarnos con nuestro equipo de operaciones clínicas, los SKU de agujas se redujeron de 48 a 12. Esto significó más espacio y mejor poder adquisitivo en los SKU restantes. Fundamentalmente, los nuevos miembros del personal tenían menos opciones que considerar al seleccionar la aguja adecuada.

Durante nuestra implementación comenzamos la construcción de una nueva instalación. Era el más grande hasta el momento, pero el espacio era un lujo. Debido a que teníamos un diseño establecido para nuestra sala TwinBin, pudimos reducir cómodamente el tamaño de nuestros nuevos almacenes, liberando pies cuadrados para espacio clínico.

Originalmente usábamos TwinBinsy TripFlags. TwinBin Luego inicié Bluetooth BinFlags, que colocamos en los estantes para controlar los artículos demasiado grandes o con formas extrañas para caber en los contenedores. Tuvimos éxito al colocarlos en el frente de nuestros refrigeradores para monitorear los pedidos de vacunas. Nuestro personal clínico ya no necesitaba ingresar solicitudes manuales; simplemente giraba la bandera y sabían que los productos estaban en camino.

Después de nuestra prueba piloto, reorganizamos un poco la sala para juntar productos similares de una manera que tuviera sentido para el personal clínico. Codificamos con colores las agujas en rojo, las vendas en azul, etc. Luego copiamos estos colores y diseño en todas las ubicaciones de la clínica, de modo que si el personal trabajaba en una ubicación alternativa, la apariencia era la misma.

Impactos ambientales

Reducción de más de 10 horas de conducción semanales. Los productos caducados fueron eliminados en su mayor parte, no siendo necesario desecharlos.

Reutilizado con permiso del gerente de la cadena de suministro de varias clínicas médicas de EE. UU.