Caso di studio del servizio sanitario nazionale
Tees, Esk and Wear Valleys NHS Foundation Trust fornisce una gamma di servizi per la salute mentale, le difficoltà di apprendimento, i disturbi alimentari e l'abuso di sostanze per 1.6 milioni di persone che vivono nella contea di Durham, nella Tees Valley, a Scarborough, Whitby, Ryedale, Harrogate, Hambleton e Richmondshire . I servizi vengono forniti da oltre 170 siti su un'ampia area geografica di 3,600 miglia quadrate.
Gestire i livelli di inventario e le scorte all'interno delle strutture è sempre stata una sfida, con problemi tradizionali come l'esaurimento delle scorte e l'eccesso di scorte all'ordine del giorno. C'era anche un dispendio di tempo per il personale nel tentativo di controllare l'inventario.
Hurst Green Plastics ha collaborato con Debbie Ingleby, responsabile del progetto di gestione dell'inventario del Trust, a cui è stato assegnato il compito di trovare una soluzione al problema. Lavorando a stretto contatto, ci si rese presto conto che l'implementazione del Sistema TwinBin a due contenitori contribuirebbe a sradicare molti dei problemi riscontrati dal Servizio Sanitario Nazionale. L'innovativo e brevettato sistema TwinBin è stato inizialmente implementato nel West Park Hospital di Darlington e verrà esteso anche alle altre sedi ospedaliere del Trust.
Si risparmia tempo collocando tutti i prodotti medici necessari quotidianamente in un'unica area dell'unità, ciò significa che il personale dedica meno tempo alla ricerca degli articoli necessari e più tempo a curare e prendersi cura dei propri pazienti - e all'interno di questo settore e di particolare fiducia, quell'extra il tempo è inestimabile.
Il sistema brevettato TwinBin elimina i problemi di controllo delle scorte mantenendo i negozi organizzati e ordinati e in combinazione con il sistema binflag, Gli infermieri sono consapevoli che le scorte stanno per esaurirsi prima che finiscano, il che significa che si risparmia più tempo quando si riforniscono e si riordinano questi elementi essenziali per le unità e i reparti.
Il processo complessivo di riordino è diventato molto più breve poiché gli infermieri devono solo individuare le bandiere rosse luminose che indicano di riordinare. Una volta riordinati, possono cambiare la bandiera rossa in gialla che significa “scansionata”, per avvisare il resto dello staff che il lotto successivo è in arrivo. Una volta arrivato, il prodotto viene inserito nei TwinBins e la bandierina viene reimpostata su verde, quindi il ciclo continua.
Debbie Ingleby (Responsabile progetto gestione inventario TEVW) ha parlato con Hurst Green Plastics ed è rimasta colpita da ciò che i sistemi potrebbero fare per il TEVW NHS. Ha poi organizzato diversi progetti per fornire varie unità e reparti con TwinBins e ha detto questo:
“TEWV è un’organizzazione pioniera del programma North East Transformation System (NETS) che collega sei organizzazioni NHS nel Nord-Est con il Virginia Mason Medical Center (VMMC), Seattle, USA. VMMC ha utilizzato i principi del Toyota Production System e del Lean per migliorare notevolmente la qualità dei servizi sanitari forniti.
Il nostro obiettivo è creare un sistema in cui l'articolo giusto sia sempre disponibile nella giusta quantità al momento giusto nel posto giusto e in cui il tempo clinico dedicato all'ordinazione e alla gestione delle scorte sia ridotto il più possibile.
In qualità di fornitori di servizi di salute mentale, dobbiamo immagazzinare una selezione ragionevolmente varia di articoli di consumo clinici, anche se tendiamo a non utilizzarne nessuno in grandi quantità. Ogni articolo ha un ordine minimo; ad esempio, la maggior parte delle siringhe e degli aghi sono disponibili in scatole da 100 e alcuni articoli vengono forniti singolarmente.
In precedenza nel Trust, ogni reparto di degenza ordinava individualmente le forniture necessarie, ma ciò comportava non solo un eccesso di scorte di articoli e un conseguente spreco finanziario a causa di articoli scaduti o diventati obsoleti, ma anche di stanze cliniche disordinate e sovraffollate. dove è stato difficile trovare l'articolo corretto.
Nei nostri principali siti ospedalieri di degenza stiamo lavorando per implementare depositi centrali di buffer e per consentire a ciascun reparto di conservare nella propria stanza clinica solo l'inventario di una settimana.
Ove possibile, abbiamo utilizzato TwinBins che ci forniscono un sistema di distribuzione kanban. Il TwinBin è molto facile da usare e fornisce un segnale visivo che ci dice quando abbiamo bisogno di fare più scorte.
Il sistema a due contenitori garantisce che non esauriamo le scorte. Consente inoltre la rotazione delle scorte First-In, First-Out, garantendo che le scorte non diventino obsolete. Ogni TwinBin contiene una quantità concordata di scorte di un articolo concordato e le scorte vengono ordinate solo quando richiesto.
Laddove abbiamo implementato i processi di gestione delle scorte, abbiamo riscontrato una riduzione del numero di ordini effettuati, una riduzione delle spese e, soprattutto, una riduzione della quantità di tempo clinico impiegato nell’ordinazione e nella gestione delle scorte”.
