Martin's Point Health Care, Stati Uniti

“Stato precedente e problemi: perché ci siamo contattati”

"In qualità di responsabile della catena di fornitura per uno studio di assistenza primaria di medie dimensioni, ero responsabile del rifornimento di forniture mediche e farmaci in più cliniche. Inizialmente i nostri magazzini contenevano tra i 200 e i 300 SKU. Avevamo due grossi problemi: inefficienze di manodopera e disposizione dei locali di fornitura. Le nostre diverse sedi di cliniche e un processo di riordino manuale hanno causato notevoli perdite di tempo nell'esecuzione di inventari, nel riordino e nel rifornimento dei prodotti. Le dimensioni limitate del locale di fornitura, l'elevato numero di SKU e l'ubicazione dei prodotti non standard hanno comportato scorte eccessive o insufficienti e frequenti spostamenti dei prodotti.

Il nostro processo legacy richiedeva che un dipendente della catena di fornitura lo facesse guidare in ciascuna delle nostre 7 cliniche due volte a settimana, una volta per l'inventario e l'inserimento dell'ordine e una volta per lo stoccaggio. Poiché le nostre sedi erano distanti da venti minuti a un'ora, oltre il 20% del tempo veniva trascorso alla guida.

Lo spazio limitato in ogni stanza significava che, in caso di mancata consegna, uno SKU poteva esaurirsi. Il personale infermieristico inizierà ad accumulare articoli critici dopo il rifornimento. In risposta all’accaparramento, il personale della catena di approvvigionamento risponderebbe all’aumento della domanda e agli acquisti eccessivi, con il risultato che il prodotto non consumato scade nei cassetti della scrivania o rimane inattivo sugli scaffali.

Ogni volta che un prodotto finiva, il personale clinico avvisava il proprio supervisore. Dalle nostre indagini è emerso che ciò si verificava più volte al giorno. Sfortunatamente, ogni membro del personale doveva informare la supervisione, poiché non era stato segnalato alcun meccanismo per identificare un'interruzione. Dopo la notifica, la supervisione clinica utilizzerà il tempo prezioso della clinica per inserire un riordino manuale tramite un sistema interno.

Per complicare ulteriormente le cose, sia il personale clinico che la catena di fornitura avrebbero “riorganizzato” i magazzini, costringendo tutto il personale a dedicare più tempo alla ricerca del prodotto – e quindi ancora più tempo a ricollocarlo dove “apparteneva”.

I pazienti erano insoddisfatti quando una procedura necessitava di essere riprogrammata a causa dell'esaurimento delle scorte, il personale era frustrato da magazzini traboccanti e disorganizzati e il personale della catena di fornitura faticava a tenere il passo con il caos. Avevamo bisogno di un modo migliore.

Come ti abbiamo trovato

Il nostro brainstorming iniziale è stato quello di posizionare i tag Kanban RFID in ogni stanza. Abbiamo iniziato a cercare sul web i prodotti disponibili e a contattare alcuni fornitori. TwinBin si è presentata come una potenziale soluzione.

Perché eravamo incuriositi

TwinBins risolto tutte le sfide inerenti ai prodotti competitivi. I sistemi basati su carte o contenitori tradizionali richiedono che il personale si ricordi di inserire la carta nel lettore o di scansionare/spostare il contenitore. Il personale clinico ha spesso fretta e può dimenticare. I contenitori o le carte possono essere posizionati in modo errato o riorganizzati. TwinBins capovolgono automaticamente le bandiere per il riordino e non possono essere spostate dal personale.

I sistemi di chip RFID erano molto costosi per la nostra scala relativamente piccola e fino a quando TwinBin, non siamo riusciti a trovare un prodotto conveniente che avesse una soluzione software integrata. Decine di migliaia sono state proposte dalle soluzioni RFID per le integrazioni di sistema e la configurazione dell'hardware. Le tariffe annuali per il software erano superiori al costo del software TwinBin Hardware. Poiché non eravamo in un unico edificio, avevamo bisogno di una soluzione che potesse essere replicata in più luoghi. TwinBin’s il sistema è conveniente, integrato e può essere personalizzato in modo univoco per lo spazio. I nostri magazzini di dimensioni leggermente diverse potrebbero avere la stessa struttura di base, ma con un design dimensionato per adattarsi esattamente a ciascuno di essi.

Come TwinBin ci ha supportato e i passaggi coinvolti

Sebbene TwinBin offra design, ero piuttosto entusiasta e inizialmente ho pianificato le nostre stanze generando rappresentazioni visive in Excel. Una volta fornito questo layout e le dimensioni della stanza, nel giro di pochi giorni il TwinBin il team ha realizzato un rendering 3D della stanza e del layout del contenitore. L'effettuazione dell'ordine e la consegna sono stati un gioco da ragazzi, i contenitori sono arrivati ​​in tempo, imballati in modo efficace per sopravvivere al trasporto marittimo. Abbiamo deciso di installarci noi stessi e il nostro team è riuscito a realizzare il tutto in pochi giorni con solo poche persone. Una volta appesi i contenitori, la sincronizzazione con l'app è stata semplice una volta capito come funziona. Infine, l'accesso al sistema di monitoraggio è stato semplice e siamo stati in grado di fornire pieno accesso al nostro team della catena di fornitura, limitando l'accesso di sola lettura per la revisione dei nostri siti clinici.

TwinBins ci ha permesso di monitorare le scorte da remoto, standardizzare la posizione dei prodotti, eliminare le richieste manuali, ridurre le scorte e i prodotti scaduti e risparmiare metratura.

Benefici e successo immediati

Abbiamo eseguito un sistema pilota iniziale con un piano di "rimborso" in 2 anni guidato dalla riduzione della manodopera del personale e dei prodotti scaduti. Come si è scoperto, il sistema si è ripagato nei primi 6 mesi, in gran parte riducendo la spesa per i prodotti. La nostra forte riduzione degli SKU ha avuto un impatto immediato sui consumi. Il personale non aveva bisogno di avvisare la supervisione in caso di scorte scarse e, una volta apprese le posizioni dei contenitori, trovava i prodotti molto più velocemente. Quando abbiamo intervistato il personale, lo hanno pensato tutti il nuovo sistema era di gran lunga superiore, e tutti non avevano riprogrammato una procedura a causa della mancanza di scorte. Le efficienze lavorative che avevamo pianificato erano presenti, ma superate dai risparmi sui consumi!

Risparmio continuo sui costi

Rappresentando il nostro budget rispetto ai valori effettivi, abbiamo potuto vedere visivamente il mese successivo all'installazione del sistema Kanban. Si è verificato un picco iniziale man mano che riempivamo i contenitori, quindi un calo sostenuto ogni mese rispetto alla spesa dell'anno precedente. Mi sono divertito a condividere con la leadership clinica la "scogliera" di risparmi che hanno sperimentato. Man mano che ci espandevamo in più località, vedevamo ogni volta lo stesso modello di riduzione. Una volta completata l'installazione, i nostri siti hanno registrato riduzioni del 25-60% della spesa mensile. Nei nostri primi due anni, abbiamo riscontrato risparmi a sei cifre grazie ai materiali di consumo medici a basso costo! È stata una vittoria enorme.

Ulteriori benefici ed effetti sull’efficienza aziendale

Durante la creazione della disposizione delle stanze, abbiamo esaminato attentamente quali prodotti stavamo immagazzinando e se fossero necessari. Il personale ha cercato articoli duplicati o quelli che potevano essere ordinati in modo speciale anziché immagazzinati. La maggior parte delle nostre sedi ha registrato una riduzione superiore al 40% nel numero di SKU in stock. Ad esempio, collaborando con il nostro team operativo clinico, gli SKU degli aghi sono stati ridotti da 48 a 12. Ciò ha significato più spazio e un migliore potere d'acquisto sugli SKU rimanenti. Fondamentalmente, i nuovi membri del personale avevano meno opzioni da considerare mentre selezionavano l’ago corretto.

Durante la nostra implementazione abbiamo iniziato la costruzione di una nuova struttura. Era il nostro più grande finora, ma lo spazio era un premio. Poiché avevamo un design consolidato della nostra sala TwinBin, siamo stati in grado di ridurre comodamente le dimensioni dei nostri nuovi magazzini, liberando metratura per lo spazio clinico.

Originariamente, usavamo TwinBinse TripFlags. TwinBin quindi lanciato Bluetooth BinFlags, che abbiamo affisso sugli scaffali per monitorare gli oggetti troppo grandi o dalla forma strana per essere inseriti nei contenitori. Siamo riusciti a posizionarli sulla parte anteriore dei nostri frigoriferi per monitorare i riordini dei vaccini. Il nostro personale clinico non aveva più bisogno di inserire richieste manuali: bastava girare la bandiera e sapevano che i prodotti erano in arrivo.

Dopo il nostro progetto pilota, abbiamo riorganizzato la stanza per mettere insieme prodotti simili in un modo che avesse senso per il personale clinico. Abbiamo colorato gli aghi in rosso, le bende in blu, ecc. Abbiamo quindi copiato questi colori e il layout in tutte le sedi della clinica, in modo che se il personale lavorasse in una sede alternativa, l'aspetto e la sensazione fossero gli stessi.

Impatto ambientale

Riduzione di oltre 10 ore di guida settimanali. I prodotti scaduti sono stati in gran parte eliminati, senza necessità di essere gettati.

Riutilizzato con il permesso del responsabile della catena di fornitura di diverse cliniche mediche statunitensi