Martin's Point Gezondheidszorg, VS

“Eerdere situatie en problemen – waarom we contact hebben opgenomen”

“Als Manager Supply Chain voor een middelgrote eerstelijnspraktijk was ik verantwoordelijk voor het aanvullen van medische benodigdheden en medicijnen in meerdere klinieken. Onze voorraadkamers bevatten aanvankelijk tussen de 200 en 300 SKU's. We hadden twee grote problemen: arbeidsinefficiënties en de indeling van voorraadruimten. Onze ongelijksoortige locaties van klinieken en een handmatig bestelproces zorgden voor aanzienlijke tijdverspilling bij het uitvoeren van inventarisaties, het opnieuw bestellen en opnieuw bevoorraden van producten. De beperkte omvang van de voorraadruimte, het hoge aantal SKU’s en niet-standaard productlocaties resulteerden in over-/ondervoorraden en frequente productverplaatsingen.”

Voor ons oude proces was een supply chain-medewerker nodig rijd tweemaal per week naar elk van onze 7 klinieken, één keer voor inventarisatie en orderplaatsing, en één keer voor opslag. Omdat onze locaties twintig minuten tot een uur uit elkaar lagen, werd ruim 20% van hun tijd besteed aan autorijden.

De beperkte ruimte in elke kamer betekende dat als een levering werd gemist, een SKU uitverkocht kon raken. Het verplegend personeel begon kritieke spullen te verzamelen nadat de voorraad was aangevuld. Als reactie op het hamsteren zou het personeel in de toeleveringsketen reageren op de toegenomen vraag en overkoop, wat ertoe zou leiden dat niet-geconsumeerde producten in bureauladen zouden vervallen of in de schappen zouden blijven liggen.

Elke keer dat een product op was, bracht het klinische personeel hun supervisor op de hoogte. Uit ons onderzoek bleek dat dit meerdere keren per dag gebeurde. Helaas moest elk personeelslid het toezicht op de hoogte stellen, omdat er geen mechanisme was om een ​​storing te identificeren. Na melding zou het klinische toezicht waardevolle kliniektijd gebruiken om via een intern systeem een ​​handmatige nabestelling in te voeren.

Om de zaken nog ingewikkelder te maken, zouden zowel het klinische personeel als de toeleveringsketen de magazijnen 'reorganiseren', waardoor al het personeel meer tijd zou besteden aan het vinden van producten – en vervolgens nog meer tijd om het terug te plaatsen waar het 'hoorde'.

Patiënten waren ontevreden als een procedure opnieuw moest worden gepland vanwege voorraadtekorten, het personeel raakte gefrustreerd door overvolle en ongeorganiseerde voorraadkamers, en het Supply Chain-personeel had moeite om de chaos bij te houden. We hadden een betere manier nodig.

Hoe we je hebben gevonden

Onze eerste brainstorm was om RFID Kanban-tags in elke kamer te plaatsen. We begonnen op internet naar beschikbare producten te zoeken en contact op te nemen met een paar leveranciers. TwinBin kwam naar voren als mogelijke oplossing.

Waarom we geïntrigeerd waren

TwinBins loste alle uitdagingen op die inherent zijn aan concurrerende producten. Op kaarten of traditionele bakken gebaseerde systemen vereisen dat het personeel eraan denkt de kaart in de lezer te steken of de bak te scannen/verplaatsen. Klinisch personeel heeft vaak haast en kan dingen vergeten. Bakken of kaarten kunnen verkeerd worden geplaatst of opnieuw worden georganiseerd. TwinBins automatisch de vlaggen omdraaien voor herschikking en kunnen niet door het personeel worden verplaatst.

RFID-chipsystemen waren erg duur voor onze relatief kleine schaal, en tot nu toe TwinBinkonden we geen kosteneffectief product vinden met een geïntegreerde softwareoplossing. Tienduizenden werden voorgesteld door RFID-oplossingen voor systeemintegraties en hardware-installatie. De jaarlijkse softwarekosten waren hoger dan de kosten van de TwinBin Hardware. Omdat we ons niet in één gebouw bevonden, hadden we een oplossing nodig die op meerdere locaties kon worden gerepliceerd. TwinBin’s Het systeem is betaalbaar, geïntegreerd en kan op unieke wijze worden aangepast aan de ruimte. Onze magazijnen met iets verschillende afmetingen kunnen dezelfde basisstructuur hebben, maar met een ontwerp dat precies bij elke ruimte past.

Hoe TwinBin steunde ons en de stappen die daarbij kwamen kijken

Hoewel TwinBin design biedt, was ik behoorlijk enthousiast en plande ik in eerste instantie onze kamers door visuele representaties in Excel te genereren. Nadat ik deze indeling en kamerafmetingen had doorgegeven, was binnen een paar dagen de TwinBin team maakte een 3D-weergave van de kamer- en afvalbakindeling. Het plaatsen en leveren van bestellingen was een fluitje van een cent, de bakken arriveerden op tijd en waren effectief verpakt om de zeevracht te overleven. We kozen ervoor om het zelf te installeren, en ons team kon met slechts een paar mensen de stelling in een paar dagen tijd opbouwen. Nadat de bakken eenmaal waren opgehangen, was het synchroniseren met de app eenvoudig zodra je het onder de knie had. Ten slotte was het inloggen op het monitoringsysteem eenvoudig en konden we volledige toegang geven aan ons supply chain-team, terwijl we de alleen-lezen toegang voor onze klinische locaties beperkten om te beoordelen.

TwinBins stelde ons in staat om de voorraad op afstand te monitoren, de locatie van producten te standaardiseren, handmatige aanvragen te elimineren, de voorraad en verlopen producten te verminderen en vierkante meters te besparen.

Onmiddellijke voordelen en succes

We voerden een eerste proefsysteem uit met een plan voor 'terugverdientijd' in twee jaar, gedreven door vermindering van personeelsarbeid en verlopen producten. Zoals later bleek, het systeem betaalde zichzelf terug in de eerste zes maanden, grotendeels door het terugdringen van de productuitgaven. Onze grote reductie in SKU's had een onmiddellijke impact op het verbruik. Het personeel hoefde het toezicht niet op de hoogte te stellen van een lage voorraad, en zodra ze de locaties van de magazijnen kenden, vonden ze de producten veel sneller. Toen we het personeel ondervroegen, vonden ze dat allemaal het nieuwe systeem was veel superieur, en ze hadden niet allemaal een procedure opnieuw gepland vanwege ontbrekende voorraad. De arbeidsefficiëntie die we hadden gepland was er, maar werd overtroffen door consumptiebesparingen!

Voortdurende kostenbesparingen

Door ons budget versus de werkelijke cijfers in kaart te brengen, konden we visueel de maand zien nadat het Kanban-systeem was geïnstalleerd. Er was eerst een piek toen we de afvalbakken bevolkten, en vervolgens elke maand een aanhoudende daling ten opzichte van de uitgaven van het voorgaande jaar. Ik vond het leuk om met het klinische leiderschap de 'klif' van de besparingen die zij ervoeren te delen. Naarmate we uitbreidden naar meer locaties, zagen we elke keer hetzelfde reductiepatroon. Onze locaties ondervonden een verlaging van de maandelijkse uitgaven met 25-60% nadat de installatie was voltooid. In onze eerste twee jaar hebben we een besparing van zes cijfers gerealiseerd dankzij goedkope medische verbruiksartikelen! Het was een enorme overwinning.

Extra voordelen en effecten op de bedrijfsefficiëntie

Bij het uitwerken van de kamerindeling hebben we goed gekeken welke producten we in voorraad hadden en of ze nodig waren. Het personeel zocht naar dubbele artikelen, of artikelen die speciaal konden worden besteld in plaats van op voorraad. Bij de meeste van onze locaties was het aantal opgeslagen SKU's met meer dan 40% gedaald. In samenwerking met ons klinische operatieteam werden bijvoorbeeld het aantal naald-SKU's teruggebracht van 48 naar 12. Dit betekende meer ruimte en een betere koopkracht op de resterende SKU's. Cruciaal was dat nieuwe personeelsleden minder opties hadden om te overwegen bij het selecteren van de juiste naald.

Tijdens onze implementatie zijn we begonnen met de bouw van een nieuwe faciliteit. Het was onze grootste tot nu toe, maar ruimte was een luxe. Omdat we een vaststaand ontwerp hadden voor onze TwinBin-ruimte, konden we de omvang van onze nieuwe magazijnen op comfortabele wijze verkleinen, waardoor vierkante meters vrijkwamen voor klinische ruimte.

Oorspronkelijk gebruikten we TwinBins en TripFlags. TwinBin lanceerde vervolgens Bluetooth BinFlags, die we op planken hebben bevestigd om items te controleren die te groot of vreemd gevormd zijn om in bakken te passen. We hadden succes met het plaatsen van deze op de voorkant van onze koelkasten om nabestellingen van vaccins te monitoren. Onze klinische medewerkers hoefden niet langer handmatige aanvragen in te voeren. Zet gewoon de vlag om en ze wisten dat de producten onderweg waren.

Na onze pilot hebben we de ruimte enigszins gereorganiseerd om soortgelijke producten samen te stellen op een manier die logisch was voor het klinische personeel. We kleurden de naalden rood, de verbanden blauw enz. Deze kleuren en lay-out kopieerden we vervolgens op alle klinieklocaties, zodat als het personeel op een alternatieve locatie werkte, de look en feel hetzelfde was.

Milieueffecten

Vermindering van ruim 10 uur rijden per week. Verlopen producten werden grotendeels geëlimineerd en hoefden niet weggegooid te worden.

Hergebruikt met toestemming van Supply Chain Manager van meerdere Amerikaanse medische klinieken