Martin's Point Health Care, États-Unis

« État antérieur et problèmes – pourquoi nous avons contacté »

« En tant que responsable de la chaîne d'approvisionnement pour un cabinet de soins primaires de taille moyenne, j'étais responsable du réapprovisionnement en fournitures médicales et en médicaments dans plusieurs cliniques. Nos salles d'approvisionnement contenaient initialement entre 200 et 300 SKU. Nous avons eu deux catégories de problèmes majeurs : l'inefficacité de la main-d'œuvre et l'agencement des salles d'approvisionnement. Nos emplacements disparates de cliniques et un processus de réapprovisionnement manuel ont entraîné une perte de temps importante à effectuer les inventaires, les récommandes et le réapprovisionnement des produits. La taille limitée de la salle d'approvisionnement, le nombre élevé de SKU et les emplacements de produits non standard ont entraîné des sur/sous-stockages et des déplacements fréquents de produits.

Notre ancien processus nécessitait qu'un employé de la chaîne d'approvisionnement conduire à chacune de nos 7 cliniques deux fois par semaine, une fois pour un inventaire et une passation de commande, et une fois pour l'entrée en stock. Comme nos sites étaient espacés de vingt minutes à une heure, plus de 20 % de leur temps était consacré à la conduite.

L'espace limité dans chaque pièce signifiait que si une livraison était manquée, un SKU pouvait être en rupture de stock. Le personnel infirmier commencerait à stocker des articles essentiels après le réapprovisionnement. En réponse à la thésaurisation, le personnel de la chaîne d'approvisionnement réagirait à une demande accrue et à des achats excessifs, ce qui entraînerait l'expiration des produits non consommés dans les tiroirs du bureau ou inutilisés sur les étagères.

Chaque fois qu'un produit était épuisé, le personnel clinique en informait son superviseur. Nos enquêtes ont révélé que cela se produisait plusieurs fois par jour. Malheureusement, chaque membre du personnel devait en informer la supervision, car il n'existait aucun mécanisme permettant d'identifier qu'une panne avait été signalée. Après notification, la supervision clinique utiliserait un temps précieux pour saisir une nouvelle commande manuelle via un système interne.

Pour compliquer davantage les choses, le personnel clinique et la chaîne d'approvisionnement « réorganiseraient » les entrepôts, obligeant tout le personnel à passer plus de temps à trouver le produit – et encore plus de temps à le remettre à sa « place ».

Les patients étaient mécontents lorsqu'une procédure devait être reprogrammée en raison d'une rupture de stock, le personnel était frustré par des réserves débordantes et désorganisées, et le personnel de la chaîne d'approvisionnement avait du mal à suivre le chaos. Nous avions besoin d’une meilleure façon.

Comment nous vous avons trouvé

Notre réflexion initiale consistait à placer des étiquettes RFID Kanban dans chaque pièce. Nous avons commencé à rechercher sur le Web les produits disponibles et à contacter quelques fournisseurs. TwinBin est apparu comme une solution potentielle.

Pourquoi nous étions intrigués

TwinBins résolu tous les défis inhérents aux produits concurrents. Les systèmes basés sur des cartes ou des bacs traditionnels obligent le personnel à penser à insérer la carte dans le lecteur ou à scanner/déplacer le bac. Le personnel clinique est souvent pressé et peut oublier. Les bacs ou les cartes peuvent être mal placés ou réorganisés. TwinBins Retournez automatiquement les drapeaux pour les réorganiser et ne peuvent pas être déplacés par le personnel.

Les systèmes à puce RFID étaient très coûteux pour notre échelle relativement petite, et jusqu'à TwinBin, nous n'avons pas pu trouver un produit rentable doté d'une solution logicielle intégrée. Des dizaines de milliers de solutions RFID ont été proposées pour l'intégration de systèmes et la configuration matérielle. Les frais annuels du logiciel étaient supérieurs au coût du TwinBin Matériel. Comme nous n'étions pas dans un seul bâtiment, nous avions besoin d'une solution pouvant être reproduite sur plusieurs sites. TwinBin’s Le système est abordable, intégré et peut être personnalisé de manière unique pour l’espace. Nos entrepôts de tailles légèrement différentes pourraient avoir la même structure de base, mais avec un design dimensionné pour s'adapter exactement à chacun.

Comment TwinBin nous a soutenu et les démarches impliquées

Bien que TwinBin propose du design, j'étais très enthousiasmé et j'ai initialement planifié nos salles en générant des représentations visuelles dans Excel. Une fois que j'ai fourni cette disposition et ces dimensions de la pièce, en quelques jours, le TwinBin L'équipe a réalisé un rendu 3D de la disposition de la pièce et des bacs. La passation des commandes et la livraison ont été un jeu d'enfant, les bacs sont arrivés à temps, emballés efficacement pour survivre au fret maritime. Nous avons choisi de nous installer nous-mêmes et notre équipe a pu réaliser le montage en quelques jours avec seulement quelques personnes. Une fois les bacs accrochés, la synchronisation avec l'application était simple une fois que vous aviez compris. Enfin, la connexion au système de surveillance était simple et nous avons pu donner un accès complet à notre équipe de chaîne d'approvisionnement, tout en limitant l'accès en lecture seule pour l'examen de nos sites cliniques.

TwinBins nous a permis de surveiller les stocks à distance, de normaliser l'emplacement des produits, d'éliminer les réquisitions manuelles, de réduire les stocks et les produits périmés et d'économiser de la superficie en pieds carrés.

Bénéfices et succès immédiats

Nous avons exécuté un premier système pilote avec un plan de « remboursement » en 2 ans, motivé par des réductions de main d'œuvre et de produits périmés. Comme il est apparu, le système s'est rentabilisé au cours des 6 premiers mois, en grande partie en réduisant les dépenses en produits. Notre forte réduction des SKU a eu un impact immédiat sur la consommation. Le personnel n'avait pas besoin d'avertir la supervision en cas de faible stock et, une fois qu'il connaissait l'emplacement des bacs, il trouvait les produits beaucoup plus rapidement. Lorsque nous avons interrogé le personnel, ils ont tous estimé que le nouveau système était de loin supérieur, et tous n’avaient pas reprogrammé une procédure en raison d’un stock manquant. Les efficacités de main-d’œuvre que nous avions prévues étaient là, mais dépassées par les économies de consommation !

Des économies de coûts continues

En traçant notre budget par rapport aux chiffres réels, nous avons pu voir visuellement le mois suivant l'installation du système Kanban. Il y a eu un premier pic au fur et à mesure que nous remplissions les bacs, puis une baisse soutenue chaque mois par rapport aux dépenses de l'année précédente. J'ai eu plaisir à partager avec les dirigeants cliniques la « falaise » des économies réalisées. Au fur et à mesure que nous nous développions sur davantage de sites, nous avons constaté à chaque fois le même schéma de réduction. Nos sites ont connu des réductions de 25 à 60 % de leurs dépenses mensuelles une fois l'installation terminée. Au cours de nos deux premières années, nous avons réalisé des économies à six chiffres grâce aux consommables médicaux à faible coût ! C'était une victoire massive.

Avantages et effets supplémentaires sur l’efficacité de l’entreprise

Lors de l’aménagement des salles, nous avons examiné attentivement quels produits nous stockions et s’ils étaient nécessaires. Le personnel recherchait les articles en double ou ceux qui pouvaient être commandés spécialement au lieu d'être stockés. La plupart de nos sites ont connu une réduction de plus de 40 % du nombre de SKU stockés. À titre d'exemple, en partenariat avec notre équipe d'opérations cliniques, le nombre de références d'aiguilles a été réduit de 48 à 12. Cela signifiait plus d'espace et un meilleur pouvoir d'achat sur les références restantes. Surtout, les nouveaux membres du personnel avaient moins d’options à considérer lorsqu’ils sélectionnaient la bonne seringue.

Au cours de notre mise en œuvre, nous avons commencé la construction d'une nouvelle installation. C'était notre plus grand bâtiment à ce jour, mais l'espace était une priorité. Parce que nous avions une conception établie de notre salle TwinBin, nous avons pu réduire confortablement la taille de nos nouveaux entrepôts, libérant ainsi de la superficie en pieds carrés pour l'espace clinique.

A l'origine, nous utilisions TwinBinset une TripFlags. TwinBin puis j'ai lancé Bluetooth BinFlags, que nous avons apposé sur les étagères pour surveiller les articles trop volumineux ou de forme étrange pour tenir dans les bacs. Nous avons réussi à les placer sur le devant de nos réfrigérateurs pour surveiller les nouvelles commandes de vaccins. Notre personnel clinique n’avait plus besoin de saisir manuellement les demandes : il suffisait d’appuyer sur le drapeau et il savait que les produits étaient en route.

Après notre projet pilote, nous avons réorganisé la salle pour rassembler des produits similaires d'une manière qui avait du sens pour le personnel clinique. Nous avons codé les aiguilles en rouge, les bandages en bleu, etc. Nous avons ensuite copié ces couleurs et cette disposition dans toutes les cliniques, de sorte que si le personnel travaillait dans un autre endroit, l'apparence et la convivialité étaient les mêmes.

Impacts environnementaux

Réduction de plus de 10 heures de conduite par semaine. Les produits périmés ont été pour la plupart éliminés, sans avoir besoin d'être jetés.

Réutilisé avec la permission du responsable de la chaîne d'approvisionnement de plusieurs cliniques médicales américaines