Karina Maxwell, responsabile delle forniture, e Louise Allen, assistente forniture, sono responsabili della logistica, dell'approvvigionamento e del controllo dei materiali di consumo per i reparti dei pazienti utilizzati presso il North Tees e l'Hartlepool NHS Foundation Trust.
Questi articoli vanno da spazzolini da denti e pettini ad aghi e cateteri. Tutti gli articoli richiesti quotidianamente da tutti i membri del personale, dagli infermieri ai medici, per curare e aiutare i pazienti.
Cercare di mantenere qualsiasi tipo di controllo stava diventando un tormento quotidiano per Louise e Karina. Utilizzando scatole aperte per ogni articolo di prodotto, hanno scoperto che i prodotti venivano spesso smarriti dai membri del personale, i negozi erano disordinati e disordinati, le persone prendevano gli articoli dalle scatole sbagliate, gli sprechi e l'esaurimento delle scorte erano all'ordine del giorno.
Ciò ha anche portato gli infermieri a dedicare più tempo alla ricerca e alla richiesta di articoli del necessario.
Per contrastare l'esaurimento delle scorte, era normale sovraccaricare i cassonetti con più scorte del necessario. Di conseguenza, ciò aumentava il valore delle scorte in reparto e il denaro veniva perso dal NHS. Attraverso una ricerca su Internet, Karina e Louise hanno scoperto un sistema di controllo delle scorte unico e innovativo chiamato TwinBin.
Hurst Green Plastics Ltd, unico e brevettato sistema kanban a due contenitori, il TwinBin elimina tutti i problemi associati al controllo delle scorte. Incorporando una camera di riserva per le scorte, si riducono le scorte di magazzino poiché la bandiera automatica "si apre" per indicare quando è necessario riordinare.
Tutti i contenitori si chiudono di nuovo eliminando la contaminazione incrociata dei prodotti e prevenendo anche qualsiasi contaminazione ambientale che può verificarsi in un reparto ospedaliero come ad esempio un focolaio di MRSA. I contenitori possono anche essere stampati in un agente antimicrobico nella plastica, uccidendo tutti i batteri per tutta la vita del prodotto.
Dopo un giro nella moderna fabbrica della British Aerospace (BAE) a Samlesbury, dove Hurst Green Plastics ha completamente arredato i suoi innovativi distributori TwinBin, Karina e Louise hanno voluto provare il sistema nel reparto di Urologia a North Tees.
Quasi 500 prodotti sono stati rimossi dai vecchi contenitori aperti e inseriti nel nuovo sistema TwinBin per un periodo di 2 mesi, registrando i benefici.
Sono stati realizzati progetti speciali su misura per dispensare articoli insoliti come le molte forme diverse di cateteri, guanti e articoli pulpari.
I livelli delle scorte, le scorte esaurite, il tempo impiegato per mantenere le scorte, il tempo sprecato da infermieri e medici sono stati tutti significativamente ridotti. L'area dei magazzini era molto più pulita, più ordinata ed era facile vedere il livello delle scorte di tutte le parti.
Karina Maxwell ha dichiarato: “Sono molto colpita dai TwinBins per il rabbocco. Abbiamo scoperto che risparmiamo tempo per ricaricare perché dobbiamo solo cercare la bandiera e non controllare ogni contenitore. I reparti sono sempre in ordine perché non mettiamo in reparto scatole piene se non servono. Abbiamo ottenuto un risparmio di £ 13,667 all'anno per l'unico reparto che abbiamo sperimentato. Speriamo di implementare nel prossimo futuro!
Dopo il successo del processo, Karina Maxwell ha presentato un business case per l'acquisto dei prodotti TwinBin. Dopo un esborso iniziale di £ 7,900, Karina ha calcolato che il servizio sanitario nazionale avrebbe risparmiato almeno £ 13,667 dopo soli dodici mesi, con un periodo di ammortamento di sole 30 settimane!
Il 2021 porta nuove opportunità per ottenere benefici anche grandi. L'introduzione di TwinBin Live! che utilizza la tecnologia Bluetooth consente agli ospedali di monitorare da remoto tutto l'inventario all'interno dell'ospedale senza dover controllare manualmente.